Компания Apple отложила запуск HomePod, объяснив это необходимостью дополнительного времени на доработку устройства. Windows также неоднократно откладывала выпуск долгожданной функции для Windows 10, а потом и вовсе отказалась от неё. Даже строительство Сиднейского оперного театра, которое планировалось завершить за четыре года, растянулось на 14 лет. Все эти примеры связаны с продуктивностью команд и законом Паркинсона.

Что такое закон Паркинсона?

Закон Паркинсона гласит, что работа расширяется, чтобы заполнить все время, выделенное на её выполнение. Этот термин был впервые введён Сирилом Норткотом Паркинсоном в его юмористическом эссе, опубликованном в журнале «The Economist» в 1955 году. В эссе описывается история женщины, у которой единственная задача на день — отправить открытку. Для занятого человека это заняло бы около трёх минут, но женщина тратит целый час на поиск открытки, ещё полчаса на поиски очков, 90 минут на написание текста и 20 минут на размышления о том, брать ли с собой зонт. В результате её день оказывается полностью занят этой, на первый взгляд, простой задачей.

Примером может служить ситуация, когда у вас есть две недели до дедлайна для внесения клиентских правок. Хотя сама работа занимает полтора-два часа, вы растягиваете её, анализируя, почему исходный вариант не понравился клиенту, думаете, как деликатно объяснить свою точку зрения, а также пытаетесь предугадать следующие возможные правки. В итоге все две недели уходят на доработки, хотя изначально задача могла быть выполнена гораздо быстрее. Это и есть проявление закона Паркинсона.

Почему задачи занимают всё доступное время?

Не только усложнение работы влияет на увеличение сроков её выполнения. Прокрастинация также играет ключевую роль. Знание того, что времени достаточно, часто побуждает нас откладывать начало работы на последний момент, что приводит к тому, что процесс выполнения задачи затягивается.

Аумари Бенипайо, менеджер программ в Atlassian, сталкивалась с этим на прошлой работе, где команды разработчиков организовывали работу в виде четырёхнедельных спринтов. «Большая часть работы выполнялась в конце спринта», — отмечает она. «Всё оставалось незавершённым до последних дней».

Почему так происходит?

Одно из объяснений заключается в том, что дедлайны оказывают мотивирующее действие. Закон Йеркса-Додсона утверждает, что существует оптимальный уровень стресса, который повышает нашу продуктивность. Приближающийся срок сдачи задачи создаёт необходимое давление, которое заставляет нас сосредоточиться и довести дело до конца.

Закон Паркинсона о мелочах

Хотя закон Паркинсона часто рассматривают в контексте личной продуктивности, он особенно заметен в корпоративной среде, где часто проявляются контрпродуктивные привычки. Один из таких примеров — закон о мелочах Паркинсона, согласно которому люди в организациях часто тратят слишком много времени на незначительные вопросы. Также существует явление социальной лени, когда работа в группе приводит к снижению индивидуальных усилий, в отличие от работы над сольными проектами.

«Когда вы понимаете, что за общую задачу отвечает несколько человек, ваша ответственность как бы размазывается по всей группе», — говорит Ник Виньялл, клинический психолог и автор.

Как преодолеть закон Паркинсона

Знание о существовании закона Паркинсона — это лишь первый шаг. Важно понять, как сократить разрыв между постановкой задачи и её выполнением. Прокрастинацию можно преодолеть через тщательное планирование на старте проекта. На этом этапе важно обсудить несколько ключевых моментов:

Четко изложите свою цель и приоритеты

Представьте, что ваш начальник попросил вас рассортировать стопку документов в алфавитном порядке, не указав срочности задачи. Вы не знаете, что это за документы, важны ли они или зачем их нужно сортировать. Вряд ли у вас будет сильная мотивация немедленно приступить к этой задаче. Исследования показывают, что команды, которые понимают важность своей работы в общей картине, более эффективны и мотивированы.

Разграничьте роли и обязанности

В проектах с большим количеством участников важно чётко определить, кто за что отвечает. Это помогает избежать недопонимания и конфликтов, связанных с разными точками зрения на одно и то же задание. Распределение ролей даёт ясность, кто принимает окончательные решения, что предотвращает раздувание проекта и затягивание сроков.

Определите границы проекта

На старте проекта важно договориться о том, что входит в его рамки, а что нет. Это помогает всей команде быть готовой предотвращать расширение задач по мере их выполнения. Если поступают новые запросы или предложения, вы всегда можете вернуться к исходному плану и напомнить, что они выходят за рамки.

Оставьте место для маневра

Несмотря на тщательное планирование, в проектах часто появляются неожиданные требования. Чтобы не выбиться из графика, важно заранее определить, чем можно пожертвовать: временем, бюджетом или объёмом работы. Например, если вы создаёте продукт к конференции, время становится ключевым фактором, и, возможно, придётся сократить функции или увеличить бюджет.

«Когда мы поняли, что не успеем в срок, команда смогла пересмотреть приоритеты и сосредоточиться на самом важном», — отмечает Бенипайо.

Это противоположность закону Паркинсона — вместо того, чтобы увеличивать объём работы в соответствии с доступным временем, вам может потребоваться его сократить.

Установите сроки

Интересно, что график должен быть последним этапом планирования, хотя на практике это редко так. Но такой подход помогает более эффективно организовать проект. Вместо того, чтобы сразу задавать конечные сроки, сначала обсудите детали работы, а уже потом установите временные рамки. Устанавливайте сроки в днях, а не в неделях или месяцах, что увеличивает ощущение срочности.

Четкое разделение задач на небольшие этапы помогает команде чувствовать прогресс, что мотивирует и создаёт ощущение движения вперёд.